Już od 7 kwietnia 2023 roku do porządku prawnego wejdą w życie przepisy wprowadzające pracę zdalną. Jednocześnie ustawodawca postanowił wykreślić z Kodeksu pracy przepisy dotyczące telepracy. Warte odnotowania jest, że ustawa nowelizująca wykreśla również z ustawy covidowej przepisy dotyczące pracy zdalnej.

Definicja pracy zdalnej określona jest w art. 67(18) Kodeksu pracy, który stanowi, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Podstawa wprowadzenia pracy zdalnej

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Polecenie pracodawcy może nastąpić tylko wtedy, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed jego wydaniem oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Może to również zrobić w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej.

Oprócz polecenia pracodawcy, pracę zdalną można wprowadzić na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca obowiązany jest uwzględnić wniosek:

• osoby wychowującego dziecko do 4. roku życia,
• kobiety w ciąży,
• osoby sprawującej opiekę nad osobą posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• osoby, o której mowa w 142(1) § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy.

Pracodawca nie będzie związany wnioskiem ww. pracowników, gdy praca w formie zdalnej nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Warto jednak podkreślić, że pracodawca jest obowiązany poinformować takiego pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w terminie 7 dni roboczych od dnia jego złożenia.

Przepisy Kodeksu pracy wprowadzają również możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wymiar ten jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w ww. trybie.

Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.

Miejsce wykonywania pracy

Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego).
Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyraził zgodę.

Należy podkreślić, że definicja pracy zdalnej nie wyklucza możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej z różnych miejsc, o ile będą one każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

Koszty pracownika

Przechodząc do kwestii kosztów pracownika, należy wskazać, że szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu powinny stanowić obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu, bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.

W przepisach wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Pozostałe aspekty regulaminu pracy zdalnej

Wprowadzenie pracy zdalnej u pracodawcy wymaga określenia ponadto, m.in:
• pracowników (grup), którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osób;
• zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych;
• określenia osoby/organu pracodawcy odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli przedstawiony temat Cię zainteresował i chcesz dowiedzieć się więcej o nowych przepisach – skontaktuj się z Kancelarią Radcy Prawnego w Kościerzynie.

Umów spotkanie

Wypełnij formularz aby umówić spotkanie.

    © 2023 Kancelaria Radcy Prawnego Dariusz Markiewicz